Archivering
Heeft uw bedrijf een eigen archiefruimte, maar de ruimte is vol of niet geordend ? Dan kan Jacobs P&A de archieven voor u ontsluiten, (re)organiseren en registreren. Maar staat het archief u in de weg of heeft u de dure vierkante meters die dit in beslag neemt nodig voor andere zaken? Dan kunt u er over nadenken om uw archieven extern op te slaan. Wanneer uw archief ontsloten is dan wordt het ook financieel aantrekkelijker voor u om uw documenten extern op te slaan. Immers, door de registratie van uw archieven kunt u een bewaartermijn aan uw documenten koppelen. U heeft dan een uitstekend overzicht van documenten die de wettelijke bewaartermijn overstegen en die u mag vernietigen. Wanneer u deze werkwijze hanteert hebt u nooit te veel archief in opslag en u weet precies WAT er in opslag is.
Jacobs P&A heeft afspraken met externe opslagbedrijven en kan u daarin dan ook adviseren. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om bovengenoemde werkwijze met u te bespreken.
Toegankelijkheid
De toegankelijkheid van informatie is voor iedere organisatie een noodzaak. Veel informatie is nog steeds in de klassieke vorm, zeg maar papieren vorm, in uw organisatie aanwezig. Daarom is het belangrijk uw documenten op een professionele en efficiënte manier te ordenen, bewaren en te bewaken.
We kunnen archieven onderscheiden in 2 vormen:
Het Dynamische archief
Dat zijn de documenten die bij uw medewerkers op de werkplek worden bewaard.
Deze documenten worden regelmatig door uw medewerker ingezien of gebruikt. Deze documenten worden meestal bewaard in de opbergmiddelen die wij allemaal kennen; de ordners, de hangmappen, de archiefkasten. Door al deze documenten op die manier te bewaren wordt er al heel snel te veel kantoor- of kastruimte in beslag genomen. Deze archieven zijn wel goed toegankelijk omdat de documenten op de werplek voorhanden zijn.
Het Statische archief
Wanneer documenten niet meer nodig zijn voor regelmatig gebruik maar nog wel moeten kunnen worden gebruikt als bewijsvoering of naslagwerken worden deze naar het statische archief, meestal de archiefruimte overgebracht. Door de groei van een organisatie en de daardoor evenredige groei van het archief wordt een archiefruimte al snel te klein. Het is dus zaak om zo efficiënt mogelijk met de beschikbare ruimte om te gaan. Een statisch archief dient toegankelijk te zijn of te worden gemaakt.Met de toegankelijkheid wordt niet alleen de toegang naar de archiefruimte als zodanig bedoeld. De documenten moeten vindbaar worden opgeslagen. Vaak wordt daarvoor een Document Management Systeem gebruikt. Dat is een electronisch systeem waarin opgeslagen documenten worden geregistreerd en zijn via zoeksleutels ook weer terug te vinden. De archiefruimte dient van de noodzakelijke beveiligingsmiddelen te zijn voorzien, zoals toegangscontrole, brandwerende materialen en middelen, vochtbestrijdingsmiddelen en niet te vergeten zuurvrije opslagmiddelen.
Jacobs P&A heeft afspraken met externe opslagbedrijven en kan u daarin dan ook adviseren. Wij komen graag vrijblijvend bij u langs om bovengenoemde werkwijze met u te bespreken.
Toegankelijkheid
De toegankelijkheid van informatie is voor iedere organisatie een noodzaak. Veel informatie is nog steeds in de klassieke vorm, zeg maar papieren vorm, in uw organisatie aanwezig. Daarom is het belangrijk uw documenten op een professionele en efficiënte manier te ordenen, bewaren en te bewaken.
We kunnen archieven onderscheiden in 2 vormen:
Het Dynamische archief
Dat zijn de documenten die bij uw medewerkers op de werkplek worden bewaard.
Deze documenten worden regelmatig door uw medewerker ingezien of gebruikt. Deze documenten worden meestal bewaard in de opbergmiddelen die wij allemaal kennen; de ordners, de hangmappen, de archiefkasten. Door al deze documenten op die manier te bewaren wordt er al heel snel te veel kantoor- of kastruimte in beslag genomen. Deze archieven zijn wel goed toegankelijk omdat de documenten op de werplek voorhanden zijn.
Het Statische archief
Wanneer documenten niet meer nodig zijn voor regelmatig gebruik maar nog wel moeten kunnen worden gebruikt als bewijsvoering of naslagwerken worden deze naar het statische archief, meestal de archiefruimte overgebracht. Door de groei van een organisatie en de daardoor evenredige groei van het archief wordt een archiefruimte al snel te klein. Het is dus zaak om zo efficiënt mogelijk met de beschikbare ruimte om te gaan. Een statisch archief dient toegankelijk te zijn of te worden gemaakt.Met de toegankelijkheid wordt niet alleen de toegang naar de archiefruimte als zodanig bedoeld. De documenten moeten vindbaar worden opgeslagen. Vaak wordt daarvoor een Document Management Systeem gebruikt. Dat is een electronisch systeem waarin opgeslagen documenten worden geregistreerd en zijn via zoeksleutels ook weer terug te vinden. De archiefruimte dient van de noodzakelijke beveiligingsmiddelen te zijn voorzien, zoals toegangscontrole, brandwerende materialen en middelen, vochtbestrijdingsmiddelen en niet te vergeten zuurvrije opslagmiddelen.